Outlook: Create a rule - here's how to do it

With rules you have the possibility in Outlook to define automatisms for incoming and outgoing emails. This way you keep a better overview of your mailbox and save yourself time and work. Learn here where to find the feature in Outlook and how to create your own rules.

How to set your own rules in Outlook

For example, you can use rules to specify that emails from a certain sender should be automatically moved to a certain folder. Follow these steps to create rules in Outlook:

1. Start Outlook and switch to the "Start" tab.
2. Click "Rules" in the category and select the "Manage rules and notifications" option.
3. Then click on "New Rule..." in the "Email Rules" tab to open the rule wizard.
4. Now select either one of the templates or the option to create a rule without a template. Klicken Sie auf zum Fortfahren auf „Weiter“.
5. Legen Sie nun fest, welche Bedingungen eine Nachricht erfüllen muss, damit Outlook die Regel anwendet und klicken Sie auf „Weiter“.
6. Wählen Sie im nächsten Schritt aus, was mit der Nachricht passieren soll. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
7. Optional können Sie nun, falls benötigt, noch Ausnahmen festlegen. Klicken Sie auf „Weiter“.
8. Benennen Sie die Regel und legen Sie fest, ob diese direkt aktiv sein soll und rückwirkend auf bereits vorhandene Nachrichten im Postfach angewendet werden soll.
9. Klicken Sie abschließend auf „Fertigstellen“.