The first note in an administrative management software helps to keep under control the register of incomes and expenditures of cash and bank: what is it and why is it useful.
To keep the accounts of your business in order is important, for this reason having a first note updated and well compiled can simplify and greatly simplify the accounting of your business. The first note in fact is a record of income and expenditure of cash and bank now also included in some administrative management software.
From a professional sector to a large company, keep under control income and expenditure of your business is always important. Using the first note you then create a record of the income and expenses of the business, which may include only cash movements, only bank movements, or both. Tra i software gestionali amministrativi che consentono ai loro utenti di creare automaticamente una prima nota c’è Libero SiFattura, che offre questa funzione per chi sottoscrive un piano Pro a 49 euro l’anno più Iva. Per chi desidera tenere in ordine le sue fatture elettroniche e utilizzare il gestionale per le funzioni più semplici, si potrà scegliere invece il piano Basic di Libero SiFattura che è gratuito, oppure quello Lite a 29 euro l’anno più Iva.
Prima nota: cos’è e a cosa serve
Quando si eseguono transazioni in contanti nella propria attività, tutte le entrate e le uscite del denaro della cassa andranno segnate per creare un registro di cassa che prende il nome di "prima nota". Oltre al denaro contante, nella prima nota si potranno segnare anche i movimenti bancari, così da creare un registro che sia il più possibile completo. La prima nota dovrà inoltre essere facile da condividere con il proprio commercialista, che ricevendola periodicamente, ad esempio mensilmente o trimestralmente, potrà tenere in ordine la contabilità del business.
Ricostruire tutti questi movimenti solo al momento delle scadenze fiscali, invece, può rivelarsi molto problematico e il rischio di dimenticare qualche movimento è molto alto.
Prima nota: come redigerla
Trattandosi di un registro, la prima nota sarà una tabella che deve contenere informazioni relative alle operazioni di entrata o uscita di denaro, sia contante che non. Per ognuna delle operazioni bisognerà segnare la data, la descrizione, l’importo, se si tratta di una spesa (uscita) o di un pagamento ricevuto (entrata), il riferimento del documento fiscale (scontrino o fattura, elettronica e non), così da poter elaborare di volta in volta il saldo.
Prima nota automatica: come fare
Redigere una prima nota è molto semplice, si potrebbe ad esempio stampare il registro vuoto e compilarlo manualmente. Oppure, ogni professionista o azienda può creare un proprio file Excel da tenere costantemente aggiornato e salvare su più supporti, così che non vada mai perso in caso di guasti del PC.
Altrimenti, le attività possono ricorrere a software gestionali che prevedono la creazione automatica della prima nota. Questo è possibile quando si utilizza un gestionale amministrativo su cui caricare tutte le proprie fatture, gli estratti conto della banca, le spese e che in automatico le inserirà in una tabella e creerà la prima nota per l’utente.
Un servizio di questa tipologia è molto utile, perché la prima nota generata in automatico potrà essere inviata e facilmente condivisa con il proprio commercialista. Ad esempio, questo servizio è offerto dal piano Pro del gestionale Libero SiFattura che a soli 49 euro l’anno più Iva permette di emettere, inviare e ricevere fatture elettroniche tramite il Sistema d’Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, condividere l’accesso con il commercialista e tenere sempre la contabilità dell’attività aggiornata e in ordine anche online.