In this article you will find out all the useful information about Slack. An app that allows you to make group video conferences for smart working.
Following the recent spread of the COVID-19 outbreak, the entire nation is in lockdown and millions of Italians are forced to remain in quarantine in their homes. In this dramatic situation in which the blockade has been placed on all activities considered non-essential, many companies have chosen to adopt the smart working mode to continue to ensure their customers essential services. For this reason, in the last period, many workers have been faced with the need to find a practical and reliable tool that allows them to easily carry out their work activities remotely.
In this juncture we hear more and more about programs that allow you to make group video conferences and manage your work team from home. Slack is an excellent tool for managing communications and is an indispensable ally for those who have to work in smart working. It is a software that integrates different services and allows you to conveniently store work emails, sent documents, events and much more in a single system. With Libero Tecnologia, find out everything you need to know about this new app and how to make the most of it for your business.
What is Slack
Slack is a messaging software developed for business collaboration that allows you to organize and manage your work team quickly and functionally. The main goal is to improve work performance by encouraging interaction and cooperation of different departments. Born in 2013 from an idea of Stewart Butterfield, co-founder of other successful applications such as Flickr, the app quickly climbed all the charts of the most used apps in the world, immediately attracting the attention of the giants of the technological world, and currently has over 3 million active users.
The software is supported by all major operating systems both for fixed platforms such as Windows, MacOS and Linux, and for mobile ones such as Android and iOS. However, you can also use the service in the web version directly from your browser, without the need to install any program. To start using Slack you simply need to connect to the site on Slack.com, create your team and invite your colleagues via email. Continue reading this short guide from Libero Tecnologia to discover all the advantages of this incredible tool.
To start using the team communication tool, once you have registered on the site, all you have to do is click Create a new team and enter the 6-digit confirmation code that you will receive by email. Once you have set up your username and password, we move on to the company data: name and type of business, URL with which to access the workplace and the addresses of your collaborators. All the information is accessible in your personal area and can be modified at any time.
At this point the workspace is ready and after a brief automatic overview of the site, you can interact with Slackbot; it is an automatic chatbot to which you can ask for assistance on the main features of the software, and that in case of need will provide you with automatic alerts from the program. Once you're done with the site tour you can start using the app, and in particular the first step is to organize your workspace. After a week of use, the admins of the workspace will also be able to access the statistics to be able to verify the actual improvement of the work performance and have an overview of the most used functions, so as to be able to plan the most useful targeted interventions for a greater increase.
Organization of the workplace
First of all, to use the Slack tool it is necessary to create channels, that is, channels dedicated to single projects or different work units. Channels can be public, and therefore visible to all the users of the team, or private, and therefore visible only to the members of a specific sector: in this way, each group has its own space and communications are filed in a schematic and orderly way, so as to eliminate the risk of losing an important message among the many emails that arrive every day.
Nella sezione Settings&Permissions inoltre puoi impostare tutte le specifiche della tua unità lavorativa: ad esempio puoi impostare un avviso do not disturb, che avvisi in quali orari non è permesso inviare notifiche, impostare l’editing e la pulizia dei messaggi archiviati, gestire i permessi, le integrazioni con le altre app e le policy di sicurezza.
Come sfruttare i channels di Slack
Per sfruttare appieno le potenzialità dei canali di comunicazione è bene analizzare a fondo le diverse funzioni di Slack. Esistono infatti diverse sezioni che consentono una migliore organizzazione del team: si tratta principalmente delle mentions, dei messaggi privati e di pinned items.
- Mentions. Le menzioni hanno una funzionalità analoga a quella di un tag di qualsiasi social: anteponendo la chiocciola (@) ad un username è possibile indirizzare un messaggio ad un utente specifico; i messaggi in cui vieni taggato vengono raccolti così in una finestra di riepilogo, posta in alto a destra e contrassegnata dall’icona @ appunto. In tal modo puoi consultare rapidamente tutte le tue conversazioni senza dover ricostruire il filo logico di più email.
- Pinned items. Se vuoi salvare un link, un elemento o un messaggio da consultare in seguito non dovrai far altro che cliccare sull’icona a forma di puntina pin. Gli elementi salvati verranno visualizzati una sezione apposita, accessibile dal menù a tendina posto sulla destra.
- Messaggi privati. Oltre i canali principali Slack prevede anche una finestra di chat in cui è possibile inviare un messaggio ad un singolo utente o a un gruppo ristretto, senza dover necessariamente creare un nuovo channel per ogni diversa circostanza.
- Starred. Slack inoltre consente di creare una lista in cui puoi salvare i channel e i contatti con cui devi interagire più spesso; per aggiungere una conversazione tra i preferiti clicca sulla stellina posta a sinistra sotto il nome della pagina, e la conversazione salirà automaticamente nella sezione Starred, situata nella colonna a sinistra.
App e servizi integrati di Slack
Uno dei principali vantaggi di Slack è quello di poter integrare le funzioni di altre app e link esterni al sito: in ogni channel è possibile aggiungere i servizi come Google Drive, Google Calendar o altri, linkare documenti e articoli o caricare foto e immagini; inoltre è possibile condividere il proprio schermo in tempo reale ed effettuare videoconferenze multiple. I servizi supportati dal software sono davvero moltissimi e possono rispondere pressoché ad ogni tipo di esigenza: Slack dispone di un apposito market di app e bot attraverso il quale scegliere tutte le funzionalità da integrare secondo le tue necessità.
Piani tariffari di Slack
Slack propone varie tipologie di abbonamento pensate per rispondere alle esigenze che vanno dalle piccole realtà alle aziende di grandi dimensioni. Le proposte di abbonamento si differenziano in due tipologie: Slack for Teams che si suddivide nei tre piani Free, Standard e Plus, e Slack for Enterprise per le aziende più grandi.
- Free. Il piano Free non prevede costi di abbonamento ed è dedicato ai piccoli gruppi di lavoro o a low budget. Presenta tutte le funzionalità di base e permette di integrare 10 app o servizi esterni; per quanto riguarda gli spazi disponibili, con Slack Free puoi visualizzare gli ultimi 10.000 messaggi globali scambiati dal team e lo spazio di archiviazione è di 5 GB per team. Non è inclusa nell’offerta la modalità per videoconferenze di gruppo.
- Standard. Oltre naturalmente ad includere tutte le opzioni del piano di base, l’abbonamento Standard non ha limiti di messaggi visualizzabili né per quanto riguarda l’integrazione con altre app. Inoltre è abilitata la funzione per le videoconferenze multiple e lo spazio per lo storage dei file arriva a 10 GB per utente. Il piano include alcune funzioni extra come la condivisione dello schermo, la possibilità di creare gruppi di utenti per dipartimenti, la creazione di profili ospiti e la personalizzazione di policy di sicurezza più avanzate. Il costo si aggira tra i 6 e i 7€ a seconda che opti per l’abbonamento mensile o annuale.
- Plus. Con l’abbonamento Plus oltre a tutte le funzionalità elencate sopra è incluso il supporto tecnico attivo 24/7, un maggiore spazio di archiviazione per un totale di 20 GB per utente nonché la possibilità di esportare e salvare i messaggi sul proprio dispositivo. Il prezzo ad utente è di 14€ mensili, ma sottoscrivendo un abbonamento annuale si risparmia considerevolmente per un costo di circa 11€.
- Slack Enterprise. Le aziende dalle dimensioni più estese dotate di molteplici gruppi di lavoro, possono richiedere il piano personalizzato di Slack Enterprise Grid, che crea una connessione tra vari workspace. In questo modo avrai la possibilità di creare un’estesa rete tra vari gruppi con canali di comunicazione condivisi; inoltre avrai a disposizione un’unica piattaforma sulla quale poter controllare la sicurezza, la fatturazione e la gestione di ogni singola impostazione. Lo storage dei file arriva fino ad 1 TB per utente, ed è disponibile un servizio di backup per mettere al sicuro tutti i tuoi dati. In più, l’efficiente servizio di assistenza ai clienti attivo in ogni momento garantisce la priorità agli utenti Enterprise.